Jak długo należy przechowywać dokumentację podatkową w firmie?

Bez kategorii

Przedsiębiorstwa na co dzień produkują szereg dokumentów. Wśród nich znajdują się również te niosące ze sobą skutki podatkowe, na przykład faktury VAT. Jak długo należy je przechowywać?

Faktury VAT, faktury korygujące, także w formie elektronicznej, rachunki, dowody wewnętrzne, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, dokumenty takie jak księgi podatkowe i rachunkowe – ta cała dokumentacja musi być przechowywana przez przedsiębiorcę przez określony czas zgodnie z wymogami prawa.

Przechowywanie dokumentów podatkowych – jak długo?
Przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów podatkowych na czas tak długi, jak ten wskazany w Ustawie o rachunkowości.

Przepisy wskazują, że dokumentację należy wtedy przechowywać na okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Po tym czasie dokumentacja może zostać prawidłowo zniszczona, ale wielu przedsiębiorców woli zachować ją na dłużej w razie problemów z podatkami i związanych z tym kontroli.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty podatkowe?
Przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby dokumenty podatkowe były odpowiednio uporządkowane i zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi powodującymi ich uszkodzenie, a także przed działaniem niepożądanych osób, które mogą także spowodować ich utratę lub zniszczenie.

Dokumenty w formie papierowej najczęściej umieszcza się w segregatorach, a następnie w zamykanych na klucz szafach. Dokumenty elektroniczne można przechowywać na dyskach twardych, nośnikach przenośnych czy na zewnętrznych serwerach, pamiętając o ich kopiach zapasowych.